Privaatsuspoliitika

Acnova Oy — Tuusula, Suomi

Käesolev privaatsuspoliitika kirjeldab, kuidas Acnova Oy töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusele (GDPR) ja Soome andmekaitseseadustele.

Võime töödelda järgmisi andmekategooriaid:

• Ees- ja perekonnanimi

• Ettevõtte nimi

• E-posti aadress

• Telefoninumber

• Tarne- ja arveldusaadress

• Tellimuse andmed

• Ostuajalugu

• Vormide või vestluse kaudu saadetud sõnumid

• Analüütikaandmed (nõusoleku alusel)

• IP-aadress (hashitud kujul küpsisenõusoleku logimiseks)

Töötleme isikuandmeid järgmistel alustel:

• Lepingu täitmine (tellimused, tarne, maksed)

• Õiguslik kohustus (raamatupidamine ja maksuarvestus)

• Õigustatud huvi (veebisaidi turvalisus, pettuste ennetamine)

• Nõusolek (analüütika, turundus, küpsised)

Kasutame Google Analytics 4 teenust veebisaidi kasutuse analüüsimiseks. Analüütika aktiveeritakse ainult pärast kasutaja nõusoleku saamist. Enne nõusolekut analüütikaküpsiseid ei laadita. Kasutatakse Google Consent Mode v2 mehhanismi.

Küpsisenõusoleku logisid säilitatakse 365 päeva kaitstud kujul (IP ja User-Agent hashitakse soola abil).

Teenusepakkuja:

Google Ireland Limited.

Maksete töötlemiseks kasutatakse Stripe’i ja Paytraili. Maksepakkujad tegutsevad makseteabe osas iseseisvate vastutavate töötlejatena.

Sinu tellimuse kohaletoimetamiseks edastame saaja andmed valitud vedajale: nimi, tarneaadress või pakiautomaat, e-post ja telefon.

Kellele. Kasutame vedajaid Shipit Oy Ab, PostNord Oy. Nad tegutsevad meie nimel isikuandmete volitatud töötlejana ja kasutavad andmeid ainult kohaletoimetamiseks ja selle teavitusteks (nt sms «pakk on väljastuspunktis»).

Alus. GDPR art 6 lg 1 p b — töötlemine on vajalik tellimuslepingu täitmiseks. Eraldi nõusolekut ei ole vaja.

Kui kaua. Kontaktandmed (e-post, telefon) kustuvad tellimusest, kui palud oma konto kustutamist. Saaja nimi ja tarneaadress säilivad raamatupidamise seadusjärgse säilitustähtaja jooksul, kuna need on osa täidetud tellimuse tõendiahelast (GDPR art 17 lg 3 p b).

Teenuse- ja tehingupõhised teated. Tellimuse kinnitused, pakkumised (proforma-arved), arved, maksekinnitused ja kreeditarved saadame teile lepingu täitmise alusel (isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 6 lõige 1 punkt b) ning meil lasuvate juriidiliste kohustuste täitmiseks, sealhulgas raamatupidamise eesmärgil (artikkel 6 lõige 1 punkt c). Tegemist ei ole otseturundusega, need teated ei eelda eraldi nõusolekut ning neid ei saa tellimuse kehtivuse ajal välja lülitada, kuna need on tellimuse täitmise lahutamatu osa.

Turundusteated. Uudiskirju ja pakkumisi ning meeldetuletusi pooleli jäänud tellimuse kohta (lõpetamata ostukorv) saadame ainult tellimuse vormistamisel antud nõusoleku alusel või Soome elektroonilise side teenuste seaduse (laki sähköisen viestinnän palveluista 917/2014) § 200 kohaselt olemasolevatele klientidele suunatud otseturundusena. Iga turundussõnumi saab ühe klikiga tellimusest loobuda ning pärast loobumist me teile rohkem turundusteateid ei saada. Turundusteated edastatakse Google Workspace'i kaudu.

Kui teie tellimus on kohale toimetatud, võime teid samuti tänada ja paluda teil jätta oma ostu kohta arvustus (sealhulgas meie arvustuspartneri Trustpiloti kaudu). Need kirjad saadetakse samal alusel — otseturundus olemasolevatele klientidele (§ 200) — ja need sisaldavad, nagu kõik turundussõnumid, ühe klõpsuga tellimusest loobumise linki.

Arvustuste kogumiseks kasutame teenust Trustpilot (Trustpilot A/S, Taani, EL). Meie ülesandel edastatakse sellele teie nimi, e-posti aadress ja tellimuse sisu, et saata teile kutse arvustuse jätmiseks. Trustpilot tegutseb andmete volitatud töötlejana andmetöötluslepingu alusel; vastutav töötleja on jätkuvalt Acnova Oy.

Suhtlemiseks kasutame WhatsApp Business API-t (Meta) ja Telegrami. Mõlemas kanalis vastab sulle AI-assistent Hanna — vt punkt 9. Andmeid võidakse edastada väljapoole EMP-d, vt punkt 13.

Kui vestled meie veebilehe vestlusaknas ning WhatsAppis ja Telegramis, vestled sa Hannaga — Acnova Oy AI-assistendiga. Tema ei ole inimene. Ütleme seda kohe esimeses sõnumis ja vestluse päises. Igal ajal võid paluda inimest — piisab, kui ütled seda: vestlus antakse üle inimesele ja Hanna taandub.

Mida töödeldakse. Sinu sõnumite tekst ja sama vestluse varasemad sõnumid; failid, mille ise lisad; kasutajaliidese keel ja leht, kust kirjutasid. Nimi, e-post ja vajadusel telefon — ainult see, mida ise ütled.

Milleks ja millisel alusel. Ainult selleks, et vastata sinu küsimusele ja lahendada sinu pöördumine. Alus on GDPR art 6 lg 1 p b — sammud sinu enda taotlusel enne lepingut. Eraldi nõusolekut selleks ei ole vaja ega küsita. Uudiskiri on eraldi teema: seda saadame ainult eraldi antud nõusoleku alusel, mida kinnitatakse e-kirjas oleva lingiga.

Kes veel vestlust näeb. Selleks, et Hanna saaks vastata, edastatakse vestluse tekst meie tehisintellekti mudeli pakkujale — Anthropic PBC-le, kes tegutseb meie volitatud alltöötlejana andmetöötluslepingu alusel. Vastutavaks töötlejaks jääb Acnova Oy. Töötlemine toimub USA-s; edastuse aluseks on Euroopa Komisjoni standardsed lepingutingimused (SCC) — täpsemalt punktis 13. Pakkuja tingimuste kohaselt ei kasutata sinu vestlust tema mudelite treenimiseks.

Mida mudel kunagi ei näe. Tervist puudutavaid pöördumisi — nahareaktsioon, põletus, lööve, arsti poole pöördumine — välisele mudelile üldse ei edastata: sellise pöördumise võtab kohe üle inimene. Tegu on eriliiki isikuandmetega (GDPR art 9) ja otsustasime neid mitte kunagi, isegi mitte hetkeks, välja saata.

Kui kaua säilitame. Säilitame vestlust nii kaua, kui seda on vaja sinu pöördumise lahendamiseks. Kui vestlusest kasvab välja tellimus või arve, kehtivad neile andmetele punkti 12 tähtajad.

Kuidas kustutada. Kirjuta aadressil [email protected] — kustutame sinu kontaktandmed ja eemaldame need vestluse tekstist põhjendamatu viivituseta, igal juhul kuu aja jooksul (GDPR art 12 lg 3). Vestlus ise võib jääda alles anonümiseeritud kujul — ilma nime, e-posti ja telefonita. Säilitame ka tõendi selle kohta, mida sulle näidati ja mida vastasid (GDPR art 7 lg 1): see on meie kohustus ning sinu kontaktandmed on sellest eemaldatud.

Kui sul on kliendikonto, saad sama teha ise: jaotisest "Minu andmed" näed täpselt, mis sinu kohta on, mis kuupäevani peame seda säilitama, ning sealt leiab kustutamistaotluse nupu.

Vormide kaitseks kasutatakse Google reCAPTCHA-t.

Veebisait võib sisaldada manustatud sisu (YouTube, kaardid), mis võib koguda andmeid sellega suhtlemisel.

Cloudflare'i kasutamine (sisu edastamine ja veebilehe kaitse)

Meie veebileht kasutab Cloudflare, Inc-i (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, Ameerika Ühendriigid) teenust pöördvõrguserverina, sisuedastusvõrguna (CDN), veebirakenduse tulemüürina (WAF) ning DDoS-rünnakute ja pahatahtlike robotite tõrjeks. Kogu liiklus sinu seadme ja meie veebilehe vahel läbib Cloudflare'i võrku.

Alltöötlejana töötleb Cloudflare külastaja IP-aadressi, päringu metaandmeid (sh lehe aadress, brauseri tüüp ja versioon, viitaja ja päringu päised) ning Cloudflare'i tehnilisi küpsiseid. Kuna Cloudflare toimib pöördvõrguserverina ja lõpetab krüpteeritud (TLS) ühenduse, on liikluse sisu töötlemise hetkel Cloudflare'ile tehniliselt kättesaadav. Töötlemise õiguslik alus on meie õigustatud huvi (GDPR art 6 lg 1 p f) veebilehe turvalisuse, kättesaadavuse ja jõudluse tagamisel.

Andmeid töödeldakse Cloudflare'i ülemaailmses võrgus, sealhulgas USA-s, mis on isikuandmete edastamine väljapoole EMP-d. Edastamine toimub Euroopa Komisjoni tüüptingimuste (SCC) alusel, mis on osa Cloudflare'i andmetöötluslisast (DPA), koos täiendavate kaitsemeetmetega; lisaks on Cloudflare, Inc. sertifitseeritud EU-U.S. Data Privacy Framework programmi. Lisateave: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ ; https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/ ; https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ .

Raamatupidamisandmed — 10 aastat. Säilitame tellimusi, arveid, makseid ja nendega seotud dokumente 10 aastat selle majandusaasta lõpust, mil dokument tekkis. Kumbki kontserni ettevõte on vastutav töötleja oma klientide dokumentide osas: Acnova Oy oma (Soome ja teiste) klientide arvete ja tellimuste osas, YDE Areal Est OÜ oma Eesti klientide arvete ja tellimuste osas. Mõlema ettevõtte dokumentidele kehtib sama säilitustähtaeg.

Seadus nõuab vähem: Soome raamatupidamisseadus (kirjanpitolaki 1336/1997, 2. ptk § 10) nõuab raamatupidamisregistritele 10 aastat ja algdokumentidele 6 aastat; Eesti raamatupidamise seadus § 12 nõuab vähemalt 7 aastat. Valisime teadlikult ühe ühise, pikema tähtaja — nii on lihtsam ja me ei kustuta kunagi seda, mida oleme kohustatud säilitama.

Tähtaja kestel ei saa me neid andmeid taotluse alusel kustutada — see tuleneb otse GDPR art 17 lg 3 punktist b (töötlemine on vajalik meie juriidilise kohustuse täitmiseks). Küll aga piiratakse nende töötlemist (GDPR art 18): sellised kirjed jäetakse välja turundusest, analüütikast ja soovitustest ning püsivad ainult seaduse tõttu. Tähtaja möödudes kustutatakse need tavakorras. Täpse kuupäeva oma andmete kohta näed ise kliendikonto jaotisest "Minu andmed".

Ülejäänu. Turundusandmed — kuni nõusoleku tagasivõtmiseni. Küpsiste nõusoleku logid — 365 päeva. Vestlused chatis — vt punkt 9.

Osa meie teenusepakkujatest töötleb andmeid väljaspool EMPd. Nimetame nad otse, et teaksid, kellest jutt käib:

— Anthropic PBC (USA) — tehisintellekti mudel, millel assistent Hanna töötab. Edastatakse vestluse tekst ja sinu enda lisatud failid (punkt 9). — Cloudflare, Inc. (USA) — veebilehe kaitse ja edastus. Mida täpselt edastatakse ja millisel alusel, on kirjeldatud punktis 11. — WhatsApp / Meta — vestlused WhatsApp-kanalis (punkt 8). — Google Ireland Limited — analüütika ja e-posti teenus (punktid 4, 7); Google'i kontserni siseselt võidakse andmeid töödelda väljaspool EMPd.

Edastuse alus: Euroopa Komisjoni standardsed lepingutingimused (SCC), mis on lisatud teenusepakkujatega sõlmitud andmetöötluslepingutesse; kohaldatavatel juhtudel kehtib täiendavalt vastava pakkuja sertifitseering EU-U.S. Data Privacy Framework programmis.

Rakendatud kaitsemeetmete koopiat (edastuse lepingutingimusi) saad meilt küsida aadressil [email protected] — oleme kohustatud selle esitama (GDPR art 13 lg 1 p f ja art 15 lg 2).

Teil on õigus:

• Saada juurdepääs oma andmetele

• Nõuda parandamist

• Nõuda kustutamist

• Piirata töötlemist

• Võtta nõusolek tagasi

• Esitada kaebus Soome andmekaitse ombudsmanile

Acnova Oy

Email:

[email protected]

Telefon:

+358 9 424 513 15