Integritetspolicy

Acnova Oy — Tuusula, Suomi

Denna integritetspolicy beskriver hur Acnova Oy behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och finsk dataskyddslagstiftning.

Vi kan behandla följande kategorier av uppgifter:

• För- och efternamn

• Företagsnamn

• E-postadress

• Telefonnummer

• Leverans- och faktureringsadress

• Orderuppgifter

• Köphistorik

• Meddelanden som skickas via formulär eller chatt

• Analysdata (om samtycke finns)

• IP-adress (hashad för loggning av cookiessamtycke)

Vi behandlar personuppgifter på följande grunder:

• Fullgörande av avtal (beställningar, leverans, betalningar)

• Rättslig förpliktelse (bokföring och skatt)

• Berättigat intresse (webbplatssäkerhet, förebyggande av bedrägerier)

• Samtycke (analys, marknadsföring, cookies)

Vi använder Google Analytics 4 för att analysera användningen av webbplatsen. Analys aktiveras endast efter användarens samtycke. Innan samtycke laddas inga analyscookies. Google Consent Mode v2 används.

Loggar över cookiessamtycke lagras i 365 dagar i skyddad form (IP och User-Agent hash-as med salt).

Leverantör:

Google Ireland Limited.

För betalningshantering används Stripe och Paytrail. Betalningsleverantörer agerar som självständiga personuppgiftsansvariga för betalningsinformation.

För att leverera din beställning lämnar vi mottagarens uppgifter till den valda transportören: namn, leveransadress eller utlämningsställe, e-post och telefonnummer.

Till vem. De transportörer vi anlitar är Shipit Oy Ab, PostNord Oy. De agerar som personuppgiftsbiträden för vår räkning och använder uppgifterna endast för leverans och leveransaviseringar (t.ex. sms «paketet kan hämtas»).

Grund. GDPR art. 6.1 b — behandlingen krävs för att fullgöra beställningsavtalet. Något separat samtycke behövs inte.

Hur länge. Kontaktuppgifter (e-post, telefon) raderas ur beställningen när du begär radering av ditt konto. Mottagarens namn och leveransadress bevaras under den lagstadgade bokföringstiden eftersom de ingår i verifikationskedjan för den levererade beställningen (GDPR art. 17.3 b).

Service- och transaktionsmeddelanden. Orderbekräftelser, proformafakturor, fakturor, betalningsbekräftelser och kreditfakturor skickar vi för att fullgöra avtalet med dig (artikel 6.1 b i GDPR) och för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, bland annat bokföringsskyldigheten (artikel 6.1 c i GDPR). Dessa meddelanden utgör inte marknadsföring, kräver inte något separat samtycke och kan inte avregistreras så länge din beställning är aktiv.

Marknadsföringsmeddelanden. Nyhetsbrev, erbjudanden och påminnelser om en ofullbordad beställning (övergiven varukorg) skickar vi endast med stöd av det samtycke du lämnat vid beställningen eller, i förhållande till befintliga kunder, med stöd av bestämmelserna om direktmarknadsföring i lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014, 200 §). Varje marknadsföringsmeddelande innehåller en avregistreringslänk med ett klick, och efter avregistrering skickar vi inte fler sådana meddelanden. Dessa utskick förmedlas via Google Workspace.

När din beställning har levererats kan vi också tacka dig och be dig lämna ett omdöme om ditt köp (även via vår omdömespartner Trustpilot). Dessa e-postmeddelanden skickas på samma grund — direktmarknadsföring till befintliga kunder (§ 200) — och innehåller, liksom alla marknadsföringsmeddelanden, en avprenumerationslänk med ett klick.

Vi använder tjänsten Trustpilot (Trustpilot A/S, Danmark, EU) för att samla in omdömen. På vårt uppdrag delas ditt namn, din e-postadress och din beställnings innehåll med tjänsten för att skicka dig en inbjudan att lämna ett omdöme. Trustpilot agerar personuppgiftsbiträde enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal; personuppgiftsansvarig är fortfarande Acnova Oy.

För kontakt används WhatsApp Business API (Meta) och Telegram. I båda kanalerna svarar AI-assistenten Hanna — se avsnitt 9. Uppgifter kan komma att överföras utanför EES, se avsnitt 13.

När du chattar på vår webbplats samt på WhatsApp och Telegram är det Hanna du pratar med — en AI-assistent hos Acnova Oy. Hon är inte en människa. Vi säger det redan i första meddelandet och i chattens rubrik. Du kan när som helst be om en människa — det räcker att säga det: samtalet lämnas då över till en person, och Hanna drar sig tillbaka.

Vad som behandlas. Texten i dina meddelanden och tidigare meddelanden i samma konversation; filer du själv bifogar; ditt gränssnittsspråk och sidan du skrev från. Namn, e-post och vid behov telefon — bara det du själv uppger.

Varför och med vilken grund. Enbart för att svara på din fråga och hantera din förfrågan. Grunden är GDPR art. 6.1 b — åtgärder på din egen begäran innan avtal. Inget separat samtycke krävs eller begärs för detta. Nyhetsbrevet är en annan sak: det skickas bara med separat samtycke som bekräftas via länk i ett e-postmeddelande.

Vem mer ser konversationen. För att Hanna ska kunna svara skickas konversationens text till vår leverantör av AI-modellen — Anthropic PBC, som är vårt personuppgiftsbiträde (underbiträde) enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal. Personuppgiftsansvarig är fortsatt Acnova Oy. Behandlingen sker i USA; överföringen grundas på EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) — mer i avsnitt 13. Enligt leverantörens villkor används din konversation inte för att träna dess modeller.

Vad modellen aldrig ser. Frågor som rör hälsa — hudreaktion, brännskada, utslag, läkarbesök — skickas aldrig till den externa modellen: en sådan fråga tas omedelbart om hand av en människa. Det är känsliga personuppgifter (GDPR art. 9), och vi har valt att inte skicka ut dem ens för en sekund.

Hur länge vi sparar. Vi sparar konversationen så länge den behövs för att hantera din förfrågan. Om en beställning eller faktura uppstår ur samtalet omfattas de uppgifterna av tiderna i avsnitt 12.

Så raderar du. Skriv till [email protected] — vi raderar dina kontaktuppgifter och tar bort dem ur konversationens text utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad (GDPR art. 12.3). Själva konversationen kan finnas kvar i anonymiserad form — utan namn, e-post och telefon. Vi behåller även beviset på vad som visades för dig och vad du svarade (GDPR art. 7.1): det är vår skyldighet, och dina kontaktuppgifter är borttagna ur det.

Har du ett kundkonto kan du göra samma sak själv: under "Mina uppgifter" ser du exakt vad vi har om dig, till vilket datum vi måste spara det, och det finns en knapp för raderingsbegäran.

Google reCAPTCHA används för att skydda formulär.

Webbplatsen kan innehålla inbäddat innehåll (YouTube, kartor) som kan samla in data när du interagerar med det.

Användning av Cloudflare (innehållsleverans och skydd av webbplatsen)

Vår webbplats använder Cloudflare, Inc. (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA) som omvänd proxy, innehållsleveransnätverk (CDN), brandvägg för webbapplikationer (WAF) samt skydd mot DDoS-attacker och skadliga robotar. All trafik mellan din enhet och vår webbplats passerar genom Cloudflares nätverk.

Som vårt underbiträde behandlar Cloudflare besökarens IP-adress, förfrågningens metadata (bl.a. sidans adress, webbläsarens typ och version, hänvisande sida och förfrågningens rubriker) samt Cloudflares tekniska cookies. Eftersom Cloudflare fungerar som omvänd proxy och avslutar den krypterade (TLS) anslutningen är trafikens innehåll tekniskt tillgängligt för Cloudflare vid behandlingstillfället. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse (art. 6.1 f i GDPR) av webbplatsens säkerhet, tillgänglighet och prestanda.

Behandlingen sker i Cloudflares globala nätverk, inklusive servrar i USA, vilket utgör en överföring av personuppgifter utanför EES. Överföringen sker med stöd av Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) som ingår i Cloudflares personuppgiftsbiträdesavtal (DPA), med kompletterande skyddsåtgärder; dessutom är Cloudflare, Inc. certifierat under EU-U.S. Data Privacy Framework. Mer information: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ ; https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/ ; https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ .

Bokföringsuppgifter — 10 år. Vi sparar beställningar, fakturor, betalningar och tillhörande handlingar i 10 år från utgången av det räkenskapsår då handlingen uppstod. Vardera bolaget i koncernen är personuppgiftsansvarig för sina egna kunders handlingar: Acnova Oy för fakturor och beställningar från sina egna (finska och andra) kunder, YDE Areal Est OÜ för fakturor och beställningar från sina egna estniska kunder. Samma lagringstid gäller för båda bolagens handlingar.

Lagen kräver mindre: den finska bokföringslagen (kirjanpitolaki 1336/1997, kap. 2 § 10) kräver 10 år för räkenskapsböcker och 6 år för verifikationer; den estniska bokföringslagen (raamatupidamise seadus § 12) kräver minst 7 år. Vi har medvetet valt en gemensam, längre tid — det är enklare, och vi raderar därmed aldrig det vi är skyldiga att spara.

Så länge tiden löper kan vi inte radera dessa uppgifter på begäran — det följer direkt av GDPR art. 17.3 b (behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse). Men behandlingen begränsas (GDPR art. 18): sådana uppgifter undantas från marknadsföring, analys och rekommendationer och finns kvar enbart på grund av lagen. När tiden löper ut raderas de på vanligt sätt. Du kan själv se det exakta datumet för dina egna uppgifter under "Mina uppgifter" i ditt kundkonto.

Övrigt. Marknadsföringsuppgifter — tills samtycket återkallas. Loggar för cookiesamtycke — 365 dagar. Chattkonversationer — se avsnitt 9.

En del av våra leverantörer behandlar uppgifter utanför EES. Vi namnger dem öppet så att du vet vilka det gäller:

— Anthropic PBC (USA) — AI-modellen som assistenten Hanna bygger på. Konversationens text och filer du själv bifogar överförs (avsnitt 9). — Cloudflare, Inc. (USA) — skydd och leverans av webbplatsen. Exakt vad som överförs och på vilken grund beskrivs i detalj i avsnitt 11. — WhatsApp / Meta — konversationer i WhatsApp-kanalen (avsnitt 8). — Google Ireland Limited — analys och e-posttjänst (avsnitt 4, 7); inom Google-koncernen kan uppgifter behandlas utanför EES.

Grund för överföring: EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC), som ingår i personuppgiftsbiträdesavtalen med våra leverantörer; där det är tillämpligt gäller dessutom leverantörens certifiering enligt EU-U.S. Data Privacy Framework.

Du kan begära en kopia av de tillämpade skyddsåtgärderna (avtalsvillkoren för överföringen) från oss på [email protected] — vi är skyldiga att tillhandahålla den (GDPR art. 13.1 f och art. 15.2).

Du har rätt att:

• Få tillgång till dina uppgifter

• Begära rättelse

• Begära radering

• Begränsa behandlingen

• Återkalla samtycke

• Lämna in klagomål till den finska dataombudsmannen

Acnova Oy

Email:

[email protected]

Telefon:

+358 9 424 513 15