GDPR & DPP

Yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojakäytäntö

Voimaantulopäivä: 11.02.2026

Verkkosivusto: https://acnova.eu

Määritelmät

General Data Protection Regulation (GDPR) – Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679.

Data Protection Policy (DPP) – Yhtiön tietosuojakäytäntö.

Jäljempänä tekstissä käytetään seuraavia lyhenteitä: GDPR – General Data Protection Regulation
DPP – Data Protection Policy

1 Rekisterinpitäjä

Yhtiö: Acnova Oy

Y-tunnus: 2155334-1

Rekisteröity osoite: Sulantie 14 G, 04300 Tuusula, Finland

Sähköposti tietosuojapyyntöjä varten: privacy@acnova.eu

Verkkosivusto: https://acnova.eu

Acnova Oy toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä GDPR:n sekä Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

2 Soveltamisala

Tämä GDPR & DPP koskee kaikkia rekisteröityjä, jotka ovat vuorovaikutuksessa verkkosivuston https://acnova.eu kanssa, mukaan lukien:

verkkosivuston käyttäjät

B2C-asiakkaat

B2B-asiakkaat

private label -yhteistyökumppanit

jälleenmyyjät ja jakelijat

potentiaaliset asiakkaat

markkinointiviestinnän tilaajat

Henkilötietojen käsittely tapahtuu seuraavien kautta:

verkkosivusto

Odoo 19 Enterprise -ERP/CRM-järjestelmä

Acnova Oy:n oma palvelin, joka sijaitsee Suomessa (Hetzner)

sähköposti

maksujärjestelmät

Sähköpostimarkkinointi toteutetaan yksinomaan Odoo-järjestelmän kautta. Julkaisupäivänä Cloudflare-palvelua ei käytetä. Palvelinlokeja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle.

3 Kerättävien henkilötietojen kategoriat

3.1 Rekisteröintitiedot

etu- ja sukunimi

yrityksen nimi

yrityksen rekisterinumero

ALV-numero

käyttäjätunnus ja salasana

3.2 Yhteystiedot

sähköpostiosoite

puhelinnumero

toimitusosoite

laskutusosoite

3.3 Maksutiedot Maksutietojen käsittely tapahtuu Stripe-palvelun kautta. Acnova Oy ei tallenna maksukorttitietoja.

3.4 Tilaustiedot

tilaushistoria

tilausten sisältö

summat

tilausten tilat

toimitustiedot

3.5 Tekniset tiedot

IP-osoite

selaintyyppi

laitetiedot

palvelinlokit

evästeet

3.6 Markkinointitiedot

uutiskirjeen tilaus

käyttäytyminen verkkosivustolla

vuorovaikutushistoria

3.7 Evästetiedot

analytiikkaevästeet

Odoo-järjestelmän tekniset evästeet

Meta Pixel voidaan ottaa käyttöön ainoastaan käyttäjän ennakkosuostumuksella evästehallintajärjestelmän kautta

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

4.1 Sopimuksen täytäntöönpano – GDPR 6 artikla 1 kohdan b alakohta

4.2 Lakisääteinen velvoite – GDPR 6 artikla 1 kohdan c alakohta

4.3 Oikeutettu etu – GDPR 6 artikla 1 kohdan f alakohta

4.4 Rekisteröidyn suostumus – GDPR 6 artikla 1 kohdan a alakohta

Oikeutettu etu kattaa liiketoiminnan suojaamisen petoksilta, väärinkäytöksiltä ja vilpillisiltä toimilta sekä liikesalaisuuksien ja luottamuksellisten tietojen suojaamisen.

5 Tietojen säilytysajat

5.1 Kirjanpitotiedot Säilytetään 6–10 vuotta Suomen lainsäädännön mukaisesti.

5.2 Tilaustiedot Säilytetään vähintään 6 vuotta.

5.3 B2B-tilit Poistetaan 36 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen.

5.4 Markkinointitiedot Säilytetään suostumuksen peruuttamiseen saakka.

5.5 Turvallisuuslokit ja tekniset lokit HTTP-lokit ja verkkopyyntölokit säilytetään enintään 90 päivää. Järjestelmän auditointilokit (mukaan lukien tietomuutokset ja hallinnolliset toimet) säilytetään enintään 12 kuukautta. Säilytysaikaa voidaan pidentää tietoturvaloukkausten tutkinnan, riitatilanteiden tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen vuoksi.

5.6 Evästetiedot Säilytetään kyseisen evästeen asetusten mukaisesti.

Yhtiöllä on oikeus pidentää tietojen säilytysaikaa, mikäli se on tarpeen oikeutettujen etujen suojaamiseksi, riitojen ratkaisemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

6 Henkilötietojen käsittelijät

6.1 Odoo Odoo 19 Enterprise -ERP- ja CRM-järjestelmä. Järjestelmä on sijoitettu Acnova Oy:n omalle palvelimelle Suomessa.

6.2 Stripe Maksupalveluntarjoaja.

6.3 Google Analytics Verkkosivuston analytiikka.

6.4 Meta Meta Pixel voidaan ottaa käyttöön ainoastaan käyttäjän ennakkosuostumuksella evästehallintajärjestelmän kautta.

6.5 Logistiikkakumppanit Tällä hetkellä käytössä on PostNord tavaroiden toimitukseen. Henkilötietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa kuin toimituksen toteuttaminen edellyttää.

7 Kansainväliset tietojen siirrot

Acnova Oy:n palvelin sijaitsee Suomessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle, lukuun ottamatta tilanteita, joissa käytetään kansainvälisiä palveluja, jotka toimivat Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai riittävyyspäätösten perusteella.

8 Rekisteröidyn oikeudet ja väärinkäytösten ehkäisy

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada pääsy omiin tietoihinsa

vaatia tietojen oikaisua

vaatia tietojen poistamista

vaatia käsittelyn rajoittamista

siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

peruuttaa suostumus

tehdä valitus Suomen valvontaviranomaiselle

Henkilöllisyyden varmistaminen

Acnova Oy:llä on oikeus pyytää rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamista ennen pyynnön käsittelyä. Yhtiö voi kieltäytyä tietojen luovuttamisesta, mikäli henkilöllisyyttä ei voida luotettavasti varmistaa.

Ilmeisen perusteettomat tai kohtuuttomat pyynnöt

GDPR:n 12 artiklan 5 kohdan mukaisesti yhtiöllä on oikeus:

kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta, jos se on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton;

periä kohtuullinen hallinnollinen maksu toistuvista tai kohtuuttomista pyynnöistä.

Kohtuuttomiksi voidaan katsoa muun muassa:

toistuvat identtiset pyynnöt ilman objektiivista perustetta;

pyynnöt, joiden tarkoituksena on aiheuttaa vahinkoa yhtiölle;

pyynnöt, jotka sisältävät oikeuden väärinkäytön piirteitä;

massaluonteiset automatisoidut pyynnöt.

Yhtiö pidättää oikeuden dokumentoida ja säilyttää tiedot oikeuksien väärinkäytöksistä suojatakseen oikeutettuja etujaan.

9 Automatisoitu päätöksenteko

Acnova Oy ei harjoita automatisoitua päätöksentekoa, mukaan lukien profilointia, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai joka muutoin merkittävästi vaikuttaisi rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin GDPR:n 22 artiklan tarkoittamalla tavalla.

Kaikki päätökset, jotka liittyvät:

tilausten käsittelyyn

hinnoitteluun

B2B- tai private label -hakemusten hyväksymiseen

sopimusten tekemiseen

tehdään ihmisen toimesta.

Mikäli automatisoituja päätöksentekomekanismeja otetaan käyttöön, tämä käytäntö päivitetään ja rekisteröidyille annetaan tiedot käsittelyn logiikasta, merkityksestä ja mahdollisista seurauksista GDPR:n 22 artiklan mukaisesti.

10 Liikesalaisuuksien luottamuksellisuus

Pääsy henkilötietoihin ei ulotu:

liikesalaisuuksiin

private label -projektien luottamuksellisiin tietoihin

teknologisiin prosesseihin

sisäiseen kirjeenvaihtoon

sisäisiin raportteihin ja analytiikkaan

Henkilötietojen luovuttaminen ei saa loukata muiden henkilöiden oikeuksia ja vapauksia eikä paljastaa suojattua liikesalaisuutta. Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa, joka ei loukkaa kolmansien osapuolten oikeuksia ja vapauksia.

11 Tietoturvatoimenpiteet

Acnova Oy soveltaa seuraavia suojatoimenpiteitä:

SSL-salaus

palvelimen sijoittaminen Suomeen

käyttöoikeuksien rajaaminen Odoo 19 Enterprise -järjestelmässä

toimien lokitus

varmuuskopiointi

henkilöstön pääsynhallinta

hallinnollisten oikeuksien rajoittaminen

ohjelmistojen säännöllinen päivittäminen

12 Tietoturvaloukkausmenettely

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen tapahtuessa:

valvontaviranomaiselle ilmoitetaan 72 tunnin kuluessa

rekisteröidyille ilmoitetaan tarvittaessa

tapahtuma dokumentoidaan

ryhdytään toimenpiteisiin vaikutusten minimoimiseksi

13 Yhteystiedot

Acnova Oy

privacy@acnova.eu

https://acnova.eu