Privacy Policy

Acnova Oy — Tuusula, Suomi

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Acnova Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Voimme käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

• Etunimi ja sukunimi

• Yrityksen nimi

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Toimitus- ja laskutusosoite

• Tilaustiedot

• Ostohistoria

• Lomakkeiden tai chatin kautta lähetetyt viestit

• Analytiikkatiedot (suostumuksen perusteella)

• IP-osoite (hashattu evästesuostumuksen lokitusta varten)

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano (tilaukset, toimitus, maksut)

• Lakivelvoite (kirjanpito ja verotus)

• Oikeutettu etu (verkkosivuston turvallisuus, petosten ehkäisy)

• Suostumus (analytiikka, markkinointi, evästeet)

Käytämme Google Analytics 4:ää verkkosivuston käytön analysointiin. Analytiikka aktivoidaan vain käyttäjän suostumuksen jälkeen. Ennen suostumusta analytiikkaevästeitä ei ladata. Käytämme Google Consent Mode v2 -mekanismia.

Evästesuostumuslokit säilytetään 365 päivää suojatussa muodossa (IP-osoite ja User-Agent hashataan suolaa käyttäen).

Palveluntarjoaja:

Google Ireland Limited.

Maksujen käsittelyssä käytetään Stripea ja Paytrailia. Maksupalveluntarjoajat toimivat maksutietojen osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Toimittaaksemme tilauksesi luovutamme vastaanottajan tiedot valitulle kuljetusliikkeelle: nimi, toimitusosoite tai noutopiste, sähköposti ja puhelinnumero.

Kenelle. Käyttämämme kuljetusliikkeet ovat Shipit Oy Ab, PostNord Oy. Ne toimivat henkilötietojen käsittelijöinä lukuumme ja käyttävät tietoja vain toimitukseen ja sen ilmoituksiin (esim. tekstiviesti «paketti on noudettavissa»).

Peruste. GDPR 6 art. 1 kohta b alakohta — käsittely on tarpeen tilaussopimuksen täyttämiseksi. Erillistä suostumusta ei tarvita.

Kuinka kauan. Yhteystiedot (sähköposti, puhelin) poistuvat tilauksestamme, kun pyydät tilisi poistoa. Vastaanottajan nimi ja toimitusosoite säilyvät kirjanpidon lakisääteisen säilytysajan, koska ne ovat osa toimitetun tilauksen tositeketjua (GDPR 17 art. 3 kohta b alakohta).

Palvelu- ja tapahtumaviestit. Tilausvahvistukset, proformalaskut, laskut, maksuilmoitukset ja hyvityslaskut lähetämme sinulle osana tilauksesi käsittelyä. Näiden viestien lähettäminen perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon (yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen, kuten kirjanpitovelvollisuuteen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Kyse ei ole markkinoinnista, eivätkä ne edellytä erillistä suostumusta. Näitä viestejä ei voi kytkeä pois käytöstä niin kauan kuin tilauksesi on voimassa.

Markkinointiviestit. Uutiskirjeet, tarjoukset sekä muistutukset keskeneräisestä tilauksesta (hylätty ostoskori) lähetämme ainoastaan tilauksen yhteydessä antamasi suostumuksen perusteella tai olemassa oleville asiakkaillemme suoramarkkinointia koskevien säännösten nojalla (sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 917/2014 200 §). Jokainen markkinointiviesti sisältää mahdollisuuden peruuttaa tilaus yhdellä klikkauksella, emmekä peruutuksen jälkeen lähetä sinulle markkinointia. Markkinointiviestit lähetetään Google Workspace -palvelun kautta.

Kun tilauksesi on toimitettu, saatamme myös kiittää sinua ja pyytää sinua jättämään arvostelun ostoksestasi (myös arvostelukumppanimme Trustpilotin kautta). Nämä viestit lähetetään samalla perusteella — suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille (§ 200) — ja niissä on, kuten kaikissa markkinointiviesteissä, yhden klikkauksen peruutuslinkki.

Käytämme arvostelujen keräämiseen Trustpilot-palvelua (Trustpilot A/S, Tanska, EU). Toimeksiannostamme sille luovutetaan nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tilauksesi sisältö arvostelukutsun lähettämistä varten. Trustpilot toimii henkilötietojen käsittelijänä tietojenkäsittelysopimuksen perusteella; rekisterinpitäjänä on edelleen Acnova Oy.

Yhteydenpitoon käytetään WhatsApp Business API:a (Meta) ja Telegramia. Molemmissa kanavissa sinua palvelee tekoälyavustaja Hanna — katso luku 9. Tietoja voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle, katso luku 13.

Kun keskustelet sivustomme chatissa sekä WhatsAppissa ja Telegramissa, keskustelukumppanisi on Hanna — Acnova Oy:n tekoälyavustaja. Hän ei ole ihminen. Kerromme tästä heti ensimmäisessä viestissä ja chatin otsikossa. Voit milloin tahansa pyytää ihmistä — riittää, että sanot niin: keskustelu siirtyy ihmiselle, ja Hanna vetäytyy siitä.

Mitä käsitellään. Viestiesi teksti ja saman keskustelun aiemmat viestit; itse liittämäsi tiedostot; käyttöliittymän kieli ja sivu, jolta kirjoitit. Nimi, sähköposti ja tarvittaessa puhelin — vain se, minkä itse kerrot.

Mihin ja millä perusteella. Vain vastataksemme kysymykseesi ja hoitaaksemme pyyntösi. Peruste on GDPR 6 art. 1 kohta b — toimet omasta pyynnöstäsi ennen sopimusta. Erillistä suostumusta tähän ei tarvita eikä pyydetä. Uutiskirje on eri asia: se lähetetään vain erikseen annetulla suostumuksella, joka vahvistetaan sähköpostilinkillä.

Kuka muu näkee keskustelun. Jotta Hanna voi vastata, keskustelun teksti välitetään tekoälymallin toimittajalle — Anthropic PBC:lle, joka toimii alikäsittelijänämme tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Rekisterinpitäjänä pysyy Acnova Oy. Käsittely tapahtuu Yhdysvalloissa; siirron perusteena ovat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet (SCC) — tarkemmin luvussa 13. Toimittajan ehtojen mukaan keskusteluasi ei käytetä sen mallien kouluttamiseen.

Mitä malli ei näe koskaan. Terveyttä koskevia yhteydenottoja — ihoreaktio, palovamma, ihottuma, lääkäriin hakeutuminen — ei koskaan välitetä ulkoiselle mallille: tällaisen viestin ottaa heti hoitaakseen ihminen. Kyse on erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvasta tiedosta (GDPR 9 art.), emmekä halunneet lähettää sitä ulos edes hetkeksi.

Kuinka kauan säilytämme. Säilytämme keskustelua niin kauan kuin se on tarpeen pyyntösi hoitamiseksi. Jos keskustelusta syntyy tilaus tai lasku, näihin tietoihin sovelletaan luvun 12 säilytysaikoja.

Kuinka poistat. Kirjoita osoitteeseen [email protected] — poistamme yhteystietosi ja häivytämme ne keskustelun tekstistä ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa (GDPR 12 art. 3 kohta). Itse keskustelu voi silti jäädä anonymisoituna — ilman nimeä, sähköpostia ja puhelinta. Säilytämme myös todisteen siitä, mitä sinulle näytettiin ja mitä vastasit (GDPR 7 art. 1 kohta): se on velvollisuutemme, ja yhteystietosi on poistettu siitä.

Jos sinulla on asiakastili, voit tehdä saman itse: kohdasta "Omat tiedot" näet tarkalleen, mitä sinusta on tallennettu, mihin asti meidän on säilytettävä se, ja sieltä löytyy poistopyyntöpainike.

Lomakkeiden suojaamiseen käytetään Google reCAPTCHAa.

Sivusto voi sisältää upotettua sisältöä (YouTube, kartat), joka voi kerätä tietoja vuorovaikutuksen yhteydessä.

Cloudflaren käyttö (sisällönjakelu ja sivuston suojaus)

Sivustomme käyttää Cloudflare, Inc:n (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, Yhdysvallat) palvelua käänteisenä välityspalvelimena, sisällönjakeluverkkona (CDN), sovelluspalomuurina (WAF) sekä DDoS-hyökkäysten ja haitallisten bottien torjuntaan. Kaikki liikenne laitteesi ja sivustomme välillä kulkee Cloudflaren verkon kautta.

Alikäsittelijänämme Cloudflare käsittelee kävijän IP-osoitteen, pyynnön metatiedot (mm. sivun osoitteen, selaimen tyypin ja version, viittaajan ja pyynnön otsakkeet) sekä Cloudflaren tekniset evästeet. Koska Cloudflare toimii käänteisenä välityspalvelimena ja päättää salatun (TLS) yhteyden, liikenteen sisältö on käsittelyhetkellä teknisesti Cloudflaren käytettävissä. Käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme (GDPR 6 art. 1 kohta f) sivuston turvallisuuden, saatavuuden ja suorituskyvyn varmistamiseksi.

Käsittely tapahtuu Cloudflaren maailmanlaajuisessa verkossa, myös Yhdysvalloissa, mikä on henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle. Siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (SCC), jotka sisältyvät Cloudflaren tietojenkäsittelyliitteeseen (DPA), täydentävin suojatoimin; lisäksi Cloudflare, Inc. on sertifioitu EU-U.S. Data Privacy Framework -ohjelmaan. Lisätietoa: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ ; https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/ ; https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ .

Kirjanpitotiedot — 10 vuotta. Säilytämme tilaukset, laskut, maksut ja niihin liittyvät asiakirjat 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jona asiakirja syntyi. Kumpikin konsernin yhtiö toimii rekisterinpitäjänä omien asiakkaidensa asiakirjoille: Acnova Oy omien (suomalaisten ja muiden) asiakkaidensa laskuille ja tilauksille, YDE Areal Est OÜ omien virolaisten asiakkaidensa laskuille ja tilauksille. Molempien yhtiöiden asiakirjoihin sovelletaan samaa säilytysaikaa.

Laki vaatii vähemmän: Suomen kirjanpitolaki (1336/1997, 2 luku 10 §) edellyttää kirjanpitokirjoille 10 vuotta ja tositteille 6 vuotta; Viron kirjanpitolaki (raamatupidamise seadus § 12) vähintään 7 vuotta. Valitsimme tietoisesti yhden yhteisen, pidemmän ajan — se on yksinkertaisempaa, ja näin emme koskaan poista sitä, mitä meidän on säilytettävä.

Määräajan kuluessa emme voi poistaa näitä tietoja pyynnöstä — tämä perustuu suoraan GDPR 17 art. 3 kohtaan b (käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi). Käsittelyä kuitenkin rajoitetaan (GDPR 18 art.): tällaiset tiedot suljetaan pois markkinoinnista, analytiikasta ja suosituksista ja säilyvät vain lain vuoksi. Määräajan päätyttyä ne poistetaan normaaliin tapaan. Tarkan päivämäärän omien tietojesi osalta näet itse asiakastilin kohdasta "Omat tiedot".

Muu. Markkinointitiedot — suostumuksen peruuttamiseen asti. Evästesuostumuslokit — 365 päivää. Chat-keskustelut — katso luku 9.

Osa toimittajistamme käsittelee tietoja ETA-alueen ulkopuolella. Nimeämme heidät suoraan, jotta tiedät, kenestä on kyse:

— Anthropic PBC (Yhdysvallat) — tekoälymalli, jolla Hanna-avustaja toimii. Siirretään keskustelun teksti ja itse liittämäsi tiedostot (luku 9). — Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat) — sivuston suojaus ja jakelu. Mitä tarkalleen siirretään ja millä perusteella, kerrotaan tarkemmin luvussa 11. — WhatsApp / Meta — keskustelut WhatsApp-kanavassa (luku 8). — Google Ireland Limited — analytiikka ja sähköpostipalvelu (luvut 4, 7); Google-konsernin sisällä tietoja voidaan käsitellä ETA-alueen ulkopuolella.

Siirron peruste: Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet (SCC), jotka sisältyvät toimittajien kanssa tehtyihin tietojenkäsittelysopimuksiin; soveltuvin osin lisäksi kyseisen toimittajan sertifiointi EU-U.S. Data Privacy Framework -ohjelmassa.

Voit pyytää meiltä kopion sovelletuista suojatoimista (siirron sopimusehdoista) osoitteesta [email protected] — olemme velvollisia toimittamaan sen (GDPR 13 art. 1 kohta f ja 15 art. 2 kohta).

Sinulla on oikeus:

• Saada pääsy omiin tietoihisi

• Pyytää oikaisua

• Pyytää poistamista

• Rajoittaa käsittelyä

• Peruuttaa suostumuksesi

• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon

Acnova Oy

Email:

[email protected]

Puhelin:

+358 9 424 513 15